NotarIA — Piattaforma AI per Studio Notarile

PROPOSTA TECNICA · STUDIO NOTAIO DOTT. LOMBARDO FRANCESCO · 2026

NOTARIA

UN'IDEA DI SEBY COSTANTINO

Piattaforma AI installata in locale per la gestione intelligente dello studio notarile

⏱ TEMPO DI LETTURA STIMATO 8–10 minuti

Una proposta sviluppata da Seby Costantino su misura per lo studio del Dott. Lombardo Francesco. L'obiettivo primario è rispondere alle esigenze operative dello studio con un sistema AI completo, sicuro e privato — installato direttamente sui computer dell'ufficio. Nessun dato sensibile esce mai dalla struttura. Nessun servizio cloud esterno accede ai documenti dei clienti.

6 Moduli Core

100% In locale

0 Dati nel cloud

∞ Licenze rivendibili

01 — APPROCCIO

Perché l'AI in locale è l'unica scelta

Utilizzare servizi AI cloud come ChatGPT o Claude per gestire atti notarili, dati anagrafici e comunicazioni private significa trasmettere informazioni sensibili a server di terze parti. NotarIA elimina questo rischio alla radice — l'intelligenza artificiale gira direttamente sui computer dello studio, senza uscire mai dall'ufficio.

⚠

Nota sulla Sicurezza e Privacy

I dati trattati da uno studio notarile (atti, identità, patrimoni, successioni) sono soggetti a normative GDPR stringenti. Qualsiasi modello AI cloud esterno — anche i più affidabili — riceve e processa questi dati sui propri server. NotarIA garantisce che nessuna informazione lasci mai i computer dello studio.

Come funziona — in parole semplici

NotarIA installa un modello di intelligenza artificiale avanzato (Qwen 3 o equivalente) direttamente sul server fisico dello studio — esattamente come si installa un qualsiasi software. Da quel momento, tutta l'elaborazione avviene in locale: l'AI risponde, analizza e redige documenti senza mai connettersi a internet per farlo.

L'AI funziona sui computer dello studio — come qualsiasi altro programma installato
Nessun dato viene inviato a internet durante l'utilizzo
Funziona anche senza connessione internet per le funzioni principali
Aggiornabile con versioni più recenti del modello in qualsiasi momento
Conforme GDPR — nessun dato personale trasmesso a terzi

02 — ARCHITETTURA

Come è strutturato il sistema

Nessun termine tecnico. Immaginate NotarIA come un ufficio digitale intelligente, organizzato su 5 livelli. Il notaio interagisce solo con il primo — tutto il resto lavora in automatico, in silenzio, dentro i computer dello studio.

CHI USA IL SISTEMA

Le persone dello studio

👤 Il Notaio 👥 I Collaboratori

COSA SI VEDE SULLO SCHERMO

L'interfaccia — come un programma normale

💬 Chat AI — il comando centrale 📄 Sezione Atti 👥 Rubrica e Archivio Clienti 📧 Posta dello Studio 🗓 Agenda & Appuntamenti 🔔 Avvisi & Riassunti Giornalieri

AGENDA INTELLIGENTE

Google Calendar collegato — appuntamenti gestiti dall'agente AI del centralino

📞 Chiamata in arrivo fuori orario → l'agente AI risponde 📅 Appuntamento fissato → inserito automaticamente in Google Calendar 🔔 Il mattino dopo → il notaio trova il riepilogo delle chiamate ricevute e degli appuntamenti aggiunti

IL MOTORE INTELLIGENTE

L'AI — installata fisicamente in studio, non su internet

🧠 Modello AI (Qwen 3) — capisce il linguaggio umano e risponde 🗣 Agente Vocale — gestisce le telefonate in autonomia 🔍 Motore di Ricerca — trova qualsiasi documento in secondi

COSA SA FARE IL SISTEMA

Le funzioni operative collegate all'AI

Redige e archivia atti Legge e analizza documenti Gestisce clienti e pratiche Legge e invia mail Risponde al telefono Gestisce agenda e avvisi

DOVE RESTANO I DATI

Tutto rimane fisicamente dentro lo studio — mai su internet

🔒 Server fisico in ufficio — i dati non escono mai 🔒 Archivio atti cifrato — accessibile solo dallo studio 🔒 Mail privata collegata in locale 🔒 Backup automatico giornaliero

ANTEPRIMA INTERFACCIA — Fac-simile della piattaforma

NOTARIA — Studio Dott. Lombardo Francesco

NOTARIA

💬 Chat AI

📄 Atti

👥 Clienti

📧 Posta 3

🗓 Agenda

🔔 Avvisi 2

📞 Centralino

🔒 SISTEMA IN LOCALE

Chat AI Centrale

🔔 2 avvisi nuovi

📅 3 appuntamenti oggi

🧠

Buongiorno. Stanotte ho ricevuto 2 chiamate: Sig. Ferretti alle 20:14 — ha fissato un appuntamento per martedì 22 alle 10:00, già aggiunto in agenda. Sig.ra Conti alle 21:03 — richiede informazioni su successione, le ho detto che la richiamerete. Ho anche 3 email non lette di cui una urgente da Studio Avv. Romani.

👤

Cerca tutti gli atti fatti con Ferretti negli ultimi 3 anni

🧠

Ho trovato 4 atti per il Sig. Ferretti Mario:

📄 Compravendita Via Roma 14 · Mar 2022

📄 Procura Generale · Nov 2022

📄 Donazione immobile · Giu 2023

📄 Atto di successione · Feb 2024

Scrivi un comando o fai una domanda...

INVIA

Scrivi un atto per...

Leggi le mail di oggi

Cerca cliente...

Appuntamenti di domani

Fac-simile illustrativo — l'interfaccia definitiva sarà personalizzata per lo studio

03 — MODULI FUNZIONALI

6 Moduli Core

Tutti i moduli sono accessibili da un'unica interfaccia con menu laterale a sezioni separate. Ma la vera potenza è la chat AI centrale — che controlla l'intera piattaforma con linguaggio naturale, esattamente come un Large Language Model.

Come funziona l'interfaccia unificata — Esempi pratici

Il notaio può navigare tra le sezioni (Atti, Clienti, Mail, Agenda) oppure usare esclusivamente la chat per fare qualsiasi cosa. Alcuni esempi reali:

"Scrivimi un atto di compravendita per Mario Rossi" — la chat usa i template preimpostati, inserisce automaticamente i dati del cliente dal database e chiede solo le variabili mancanti
"Ho Mario Rossi che mi ha scritto — guarda le mie mail, riassumimi di cosa abbiamo parlato e quali atti ho fatto con lui in passato" — la chat interroga mail e database atti in simultanea e restituisce un riepilogo completo
"Sto cercando l'atto fatto con Tizio Caio nel gennaio 2022 per la vendita della sua casa" — ricerca semantica istantanea sull'archivio, il documento viene trovato e mostrato in pochi secondi
"Quanti appuntamenti ho la prossima settimana e c'è qualcosa di urgente nelle mail di oggi?" — la chat aggrega agenda e mail in un'unica risposta contestuale

01 AI CORE

🧠

AI INSTALLATA IN STUDIO

Il cervello del sistema. Un modello di intelligenza artificiale avanzato (Qwen 3 o equivalente) installato fisicamente sui computer dello studio — come qualsiasi altro programma. Elabora tutto in locale, senza mai connettersi a internet.

Installato sul server fisico dello studio — nessun cloud esterno
Funziona anche senza connessione internet per le funzioni principali
Aggiornabile con modelli più recenti in qualsiasi momento
Addestrato sulla terminologia giuridica e notarile italiana
Prima sessione di addestramento su archivio storico inclusa

02 CORE

💬

CHAT AI CENTRALE

Il cuore dell'intera piattaforma. La chat AI controlla al 100% tutte le funzioni del sistema — atti, clienti, mail, documenti, agenda, centralino. Il notaio può fare qualsiasi cosa semplicemente scrivendo o parlando. L'interfaccia a sezioni (menu laterale) è sempre disponibile per chi preferisce navigare manualmente, ma non è mai necessaria.

Controllo completo di tutti i moduli dalla sola chat — nessuna altra schermata necessaria
Redazione atti, ricerca clienti, lettura mail, analisi documenti: tutto da un'unica finestra
Memoria contestuale: ricorda la conversazione e il contesto dello studio nel tempo
Risposte con citazione delle fonti — mostra da quale atto, email o documento proviene l'informazione
Interfaccia a sezioni disponibile in parallelo per chi preferisce navigare visivamente
Modalità vocale opzionale: dettatura e comandi a voce

03 AI CORE

📄

ATTI, ARCHIVIO & ANALISI DOCUMENTI

Tutto ciò che riguarda la creazione e la gestione degli atti — in un unico modulo. L'AI viene addestrata sull'intero archivio storico dello studio (anche 40 anni di atti) e analizza automaticamente i documenti forniti per ogni nuova pratica, compilando l'atto senza inserimento manuale. Il notaio interviene solo per completare le informazioni mancanti.

Libreria di template per tutti gli atti standard (compravendita, successione, procura, donazione, ecc.)
Analisi automatica dei documenti allegati: carte d'identità, visure, planimetrie, atti di provenienza
Compilazione automatica dell'atto con i dati estratti — zero ricopiatura manuale
Se il cliente è già in archivio, i suoi dati vengono precompilati automaticamente
L'AI conosce tutti gli atti storici e può rispondere su qualsiasi pratica passata
Ricerca semantica sull'archivio: trova qualsiasi atto in secondi anche con descrizioni vaghe
Versioning: storico di tutte le modifiche per ogni documento
Export PDF diretto da qualsiasi atto

04 AI AGENT

📞

CENTRALINO AI VOCALE

Un agente vocale AI risponde alle chiamate quando l'ufficio è chiuso o le linee sono occupate. Gestisce appuntamenti, risponde a domande frequenti e smista le richieste urgenti — con una voce naturale in italiano.

Risposta automatica con voce naturale in italiano
Prenotazione e modifica appuntamenti in autonomia
Accesso al database clienti per riconoscere i chiamanti
Trascrizione e sintesi di ogni chiamata ricevuta
Escalation automatica per urgenze al numero del notaio
Report giornaliero chiamate ricevute fuori orario

05 CORE

👥

RUBRICA CLIENTI & DATABASE PRATICHE

Archivio centralizzato e intelligente di clienti e pratiche. Ogni cliente ha la propria scheda con tutti gli atti associati, le email scambiate e i documenti caricati. Ricercabile in linguaggio naturale dalla chat centrale.

Anagrafica completa di ogni cliente con storico atti e corrispondenza
Ricerca per nome, tipo atto, data, immobile o qualsiasi altro criterio
Collegamento automatico tra cliente, atti correlati e email
Alert scadenze e rinnovi automatici
Import da sistemi preesistenti (fogli Excel, database, archivi digitali)

06 INTEGRAZIONE

📧

MAIL INTELLIGENCE

La casella mail dello studio è completamente integrata nella piattaforma. Il notaio legge, cerca, risponde e invia email direttamente dalla chat centrale — senza mai aprire un programma di posta separato. Tutto avviene in locale, senza esporre le comunicazioni a servizi esterni.

Lettura, risposta e invio email dalla chat centrale con linguaggio naturale
Ricerca semantica nell'archivio mail: "Cosa mi ha scritto Rossi a marzo?"
Collegamento automatico email ↔ cliente ↔ atti correlati
Bozze di risposta generate dall'AI da approvare prima dell'invio
Indicizzazione completa dell'archivio storico mail esistente
Categorizzazione e priorità automatica delle email in arrivo

04 — ROADMAP

Fasi di Sviluppo

Il progetto si sviluppa in 5 fasi sequenziali, dalla configurazione del server alla consegna con formazione.

FASE 1 · Settimane 1–2

Setup Server & Infrastruttura

Configurazione del server fisico dello studio, installazione del modello AI, setup database locale cifrato, ambienti di sviluppo e produzione separati. Verifica requisiti hardware.

FASE 2 · Settimane 3–5

Sviluppo Core — Atti & Database

Sviluppo modulo gestione atti con template, database clienti con ricerca semantica, interfaccia chat centrale. Prime integrazioni AI con il database locale.

FASE 3 · Settimane 6–7

Mail Intelligence & Centralino AI

Integrazione casella mail privata con indicizzazione completo archivio storico. Setup e configurazione agente vocale per centralino automatico fuori orario.

FASE 4 · Settimana 8

Testing, Ottimizzazione & Sicurezza

Test completo su tutti i moduli, ottimizzazione delle performance del modello AI installato in studio, audit di sicurezza, verifica conformità GDPR, stress test del sistema.

FASE 5 · Settimana 9

Consegna, Formazione & Documentazione

Go-live, sessione formazione per notaio e collaboratori, supporto attivo post-rilascio per 30 giorni.

05 — PREVENTIVO

Scegli il Pacchetto

NotarIA è disponibile in tre configurazioni. Ogni pacchetto include i moduli precedenti — si parte dall'essenziale e si scala verso il sistema completo. Tutti i pacchetti includono installazione, configurazione server, formazione e supporto post-rilascio di 30 giorni.

PACCHETTO BASE

€5.500

+ IVA · 6 settimane

Moduli inclusi

✓ 01 — AI Installata in Studio
✓ 02 — Chat AI Centrale
✓ 03 — Atti, Archivio & Analisi Documenti
✓ 04 — Centralino AI Vocale
— 05 — Rubrica Clienti & Database
— 06 — Mail Intelligence

Sempre incluso

✓ Installazione e configurazione server
✓ Backup automatico locale
✓ Sessione formazione staff
✓ Supporto 30 giorni post-rilascio

PACCHETTO INTERMEDIO

€7.000

+ IVA · 7–8 settimane

Moduli inclusi

✓ 01 — AI Installata in Studio
✓ 02 — Chat AI Centrale
✓ 03 — Atti, Archivio & Analisi Documenti
✓ 04 — Centralino AI Vocale
✓ 05 — Rubrica Clienti & Database Pratiche
— 06 — Mail Intelligence

Sempre incluso

✓ Installazione e configurazione server
✓ Backup automatico locale
✓ Sessione formazione staff
✓ Supporto 30 giorni post-rilascio

CONSIGLIATO

PACCHETTO COMPLETO

€8.500

+ IVA · 9 settimane

Moduli inclusi

✓ 01 — AI Installata in Studio
✓ 02 — Chat AI Centrale
✓ 03 — Atti, Archivio & Analisi Documenti
✓ 04 — Centralino AI Vocale
✓ 05 — Rubrica Clienti & Database Pratiche
✓ 06 — Mail Intelligence

Sempre incluso

✓ Installazione e configurazione server
✓ Backup automatico locale
✓ Sessione formazione staff
✓ Supporto 30 giorni post-rilascio

💳

MODALITÀ DI PAGAMENTO

Tutti i pacchetti si intendono IVA esclusa. Il pagamento è suddiviso in due rate: 50% all'avvio del progetto e 50% al go-live. Hardware server e licenze software di terze parti sono esclusi dal preventivo se non già disponibili presso lo studio.

06 — ESTENSIONI FUTURE

Proposte Aggiuntive

Moduli e funzionalità aggiuntive sviluppabili in fasi successive, senza modifiche all'architettura base.

INTEGRAZIONE NOTARTEL

Connessione con i sistemi informativi del Consiglio Nazionale del Notariato. Sincronizzazione automatica registri, repertori e pratiche telematiche senza doppia inserzione.

PORTALE CLIENTI

Area riservata online per i clienti. Consultazione atti personali, upload documenti richiesti, prenotazione appuntamenti e comunicazione sicura con lo studio senza telefonate.

APP MOBILE STUDIO

Versione mobile per notaio e collaboratori. Accesso alla chat AI, database clienti, e notifiche urgenti da qualsiasi dispositivo — anche fuori dall'ufficio.

FIRMA DIGITALE INTEGRATA

Oggi per firmare digitalmente un atto il notaio usa un programma esterno separato. Con questa estensione, la firma digitale qualificata avviene direttamente dentro NotarIA: si redige l'atto, lo si firma e lo si archivia — tutto in un unico passaggio, senza cambiare applicazione.

CONTABILITÀ & PARCELLE

Gestione parcelle notarili, proforma e fatturazione automatica. Calcolo onorari basato su tabelle notarili aggiornate e integrazione con software contabili esistenti.

GESTIONE SCADENZE & COMPLIANCE

Monitor automatico scadenze fiscali, registrazioni obbligatorie e adempimenti normativi. Alert preventivi per notaio e clienti con calendario compliance integrato.

DASHBOARD ANALYTICS STUDIO

Report mensili su volumi atti, tipologie più frequenti, fatturato per categoria, andamento clienti ricorrenti e previsioni di carico di lavoro basate sullo storico.

CHATBOT WHATSAPP CLIENTI

Agente AI via WhatsApp Business. I clienti inviano documenti, prenotano appuntamenti e ricevono aggiornamenti sulle pratiche in corso senza dover chiamare lo studio.

AGGIORNAMENTO AI CONTINUO

Canone annuale di manutenzione che include aggiornamento del modello AI alle versioni più recenti, supporto tecnico dedicato e nuove funzionalità rilasciate nel tempo.